Cada vez que un cliente te deja su nombre, su teléfono o su correo (en un formulario de tu web, por WhatsApp o en una planilla del local) estás recogiendo datos personales. En Colombia eso tiene reglas: la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, vigiladas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Esta guía resume lo esencial. Es informativa y no reemplaza una asesoría legal para tu caso concreto.
Conceptos clave
- Titular: la persona a quien pertenecen los datos (tu cliente).
- Responsable del tratamiento: quien decide para qué se usan los datos (tu negocio).
- Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable (por ejemplo, tu proveedor de software o de correo masivo).
- Datos sensibles: los que pueden generar discriminación, como información de salud, orientación sexual, datos biométricos u opiniones políticas. Tienen protección reforzada.
Lo que debe hacer tu negocio
1. Pedir autorización
Antes de recoger los datos, debes obtener la autorización del titular, que debe ser previa, expresa e informada. En una web, lo habitual es una casilla (sin marcar por defecto) junto al formulario que diga para qué usarás los datos y enlace a tu política. Debes poder demostrar después que obtuviste esa autorización.
2. Informar la finalidad
Explica para qué usarás los datos: responder la solicitud, enviar cotizaciones, facturar, enviar promociones. Solo puedes usarlos para las finalidades informadas.
3. Tener una política de tratamiento
Es un documento público (normalmente una página de tu web) que indica quién es el responsable, cómo contactarlo, qué datos recoges, para qué, cuáles son los derechos del titular y el procedimiento para ejercerlos.
4. Atender consultas y reclamos
Los titulares pueden conocer, actualizar, rectificar y pedir la supresión de sus datos, y revocar la autorización. La regulación fija plazos: en general, diez días hábiles para responder consultas y quince días hábiles para reclamos, prorrogables en los casos que prevé la ley.
5. Proteger la información
Aplica medidas razonables de seguridad: contraseñas fuertes, accesos solo para quien los necesita, copias de respaldo y cuidado con hojas de cálculo compartidas o celulares sin bloqueo.
6. Revisar si debes inscribirte en el RNBD
El Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC es obligatorio para ciertas sociedades y entidades, según el tamaño de sus activos y su naturaleza jurídica. Consulta con tu asesor si te aplica.
Situaciones comunes en pymes
- Formulario de contacto en la web: casilla de autorización + enlace a la política.
- Listas de difusión por WhatsApp: envía promociones solo a quienes aceptaron recibirlas y respeta a quien pida salir.
- Base de clientes en Excel: protégela con contraseña y limita quién la descarga.
- Cámaras de seguridad: deben señalizarse con un aviso visible.
¿Qué pasa si no cumples?
La SIC puede imponer multas y otras sanciones. Pero más allá del riesgo legal, cuidar los datos es una señal de seriedad: los clientes confían más en un negocio que les explica con claridad qué hace con su información.
En Domiwebb podemos incluir la política de tratamiento y la autorización en los formularios de tu página web, y te acompañamos con nuestra consultoría legal. Puedes ver como ejemplo nuestra propia política de privacidad.